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Tras cuatro años de iniciar un revolucionario proceso de transformación digital, la Universidad de Talca se ha convertido en un verdadero caso de estudio: es una de las cinco universidades reconocidas a nivel mundial con el SAP Innovation Award, y la primera estatal de Latinoamérica en incorporar software de gestión para sus procesos.
“La transformación digital es un cambio cultural”, dijo Hugo Salgado, Vicerrector de Gestión Económica y Administración de Universidad de Talca. “Esto, en líneas generales, implica dejar de hacer las cosas como se hacían anteriormente para buscar nuevas y mejores formas de trabajar”.
Previo a la incorporación del sistema SAP S/4HANA en 2015, la entidad operó, por más de 25 años, con sistemas desarrollados internamente. “Tenían un foco en la contabilidad, así que era difícil procesar datos para generar información relevante para la toma de decisiones. Esa era precisamente nuestra primera inquietud que solucionó el nuevo software”, comentó Salgado. “SAP es más que sólo un software: es una biblioteca de experiencias y de buenas prácticas implementadas con éxito por otras organizaciones, lo que entrega la posibilidad de ser parte de un ecosistema que ya resolvió algunos de los problemas que se te presentan”, agregó.
La segunda fase incorporó la gestión del talento a través de un modelo de gestión por competencias laborales, mientras que la tercera significó un salto hacia SAP Analytics Cloud, que reporta en tiempo real las transacciones. “Posteriormente, llegó el turno de SAP Ariba, que nos permitirá eliminar la burocracia de los papeles a través de la firma electrónica. Un contrato que antes podría demorar varias semanas en ser firmado, hoy podrá demorar algunos minutos”, dijo el Vicerrector de Gestión Económica y Administración de Universidad de Talca.
Para la institución, la incorporación de las soluciones de compañía alemana ha significado una serie de optimizaciones a sus procesos. “Velocidad, calidad de la información, estandarización de procesos, control presupuestario, mejores prácticas de gestión y análisis, descentralización de procedimientos, gestión financiera del estudiante, y en general, información en tiempo real para tomar decisiones. Todo esto permite gestionar una universidad compleja y con una transformación visible a usuarios”, explicó Hugo Salgado.
Las innovaciones no son sólo administrativas: La Universidad de Talca está generando informes de gestión para cada una de las facultades que muestran cómo van sus indicadores y cómo pueden mejorarse sus procesos. La casa de estudios planea también avanzar en la implementación del sistema SAP Qualtrics de gestión de la experiencia.
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