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¿Externalizamos el agendamiento
de las reuniones de ventas TI?
Por Jorge Zamora, Consultor y conferencista. Participa de sus clases online para gerentes sin costo en eduventas.com
Muchas empresas quieren “apoyar” a sus ejecutivos de ventas contratando personal o incluso agencias externas que les agenden reuniones de ventas. Sin embargo, esta no siempre es una buena idea. En esta columna, te explico las razones.

“¿Contrato a alguien que se dedique solo al agendamiento de reuniones de ventas?”. Esta es una pregunta clásica. De hecho, me la hicieron recientemente:

- Mis vendedores tienen poco tiempo para buscar clientes. Entonces, prefiero contratar a alguien para que les agende reuniones. ¿Qué opinas?
- Creo que no.
- ¿Y contratar una empresa para que agende?
- Tampoco.

El gerente me miró con ojos de huevo frito.

El tema, lamentablemente, tiene matices. Uno de esos es que el orden de los factores sí altera el producto. Vamos paso a paso.

Primero: Los account managers de esa empresa declaran que no tienen tiempo, que están demasiado ocupados. Bueno, la verdad es que toda la humanidad en su horario de trabajo está demasiado ocupada. Los vendedores, así como yo, también estamos muy ocupados.

Si de estar ocupado se tratara, entonces no deberías hablar con tus hijos, ni con tu señora, no deberías hacer deporte ni descansar. Estar ocupado es una excusa para todo lo que no queremos hacer.

Segundo: Si bien no es su única función, buscar clientes nuevos es la esencia del vendedor. Es así de simple: el profesor enseña, el bombero apaga incendios, el vendedor busca clientes nuevos. No puede ser más sencillo. Esto no quiere decir que no reciba apoyo de parte de la empresa, sino que esa función es ineludible.

Tercero: Las empresas son “fábricas de clientes”. En ese contexto, la prospección de nuevos clientes es una actividad estratégica y, en general, las actividades estratégicas no las tercerizas.


Con esto en mente, el primer responsable de conseguir reuniones con clientes nuevos es el account manager, nadie más. Y aquí vienen los matices. Si ya están consiguiendo reuniones con clientes de alto valor, un apoyo externo será siempre bienvenido. No obstante, esa empresa externa no puede controlar el 100% de tu flujo de reuniones con nuevos clientes, solo puede complementarlo.

Además, esas empresas están en un negocio de volumen: se les paga un fijo y un variable por agenda conseguida. Por su naturaleza no van a detenerse a “mapear” las grandes cuentas y a preparar una estrategia de entrada. Simplemente van a llamar y el resultado será: acepta la agenda o no la acepta. Por ello, las mejores y las grandes cuentas las debamos prospectar nosotros, no un tercero.

Dicho de otra manera, los clientes 80/20 son tu prioridad; el resto –si es que te conviene atenderlos– puedes delegarlo a una empresa que haga contactos y agende.

Es decir, tus account managers deberían enfocarse en prospectar a (relativamente) pocos clientes interesantes y podrías agregar un servicio (externo o interno) que agende con muchos clientes medianos o pequeños (siempre que tengas una manera eficiente de atenderlos).


¿Qué pasa con los clientes medianos y pequeños?

¿Conviene contratar a una empresa externa para agendar con esos clientes medianos y pequeños? Nuevamente, la respuesta es “depende”. Es como preguntar “¿me conviene disparar con rifle o con escopeta?”. La respuesta es “depende del objetivo que persigas”. Si disparamos a la bandada con “una escopeta”, casi seguro caerá algo chico, pero los objetivos grandes requieren precisión y paciencia.

En ese sentido, una empresa externa tiende a usar un enfoque del tipo “escopeta”, porque gana dinero por cada reunión. Alguien interno tiene incentivos para ser más quirúrgico en la búsqueda de nuevos clientes.

Conozco casos en los que una empresa externa que llame y agende ha funcionado, y otros en los que no. A nosotros nos funciona mejor tener esa capacidad instalada dentro de la empresa, tanto con nuestros “account managers” como con asistentes que agendan.

Una vez más, Pareto se pone de pie y dice “aquí estoy”. Lo esencial: el 20% de los clientes son para ti y nadie más.


Mándame un correo a jorge@estrategiasdeventa.com y te doy más ideas de cómo conseguir herramientas de precisión para abordar a tus clientes.


Jorge Zamora es consultor, conferencista, entrenador de equipos comerciales, autor del libro “Los 7 pecados de los ejecutivos de venta” y del podcast "El Coach" (disponible en iTunes). Aprende más en su blog EstrategiasDeVenta.com y descarga su material gratuito.
Septiembre 2022
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