Dado que un proyecto de impresión tiene la particularidad de ser tangible, ya que son dispositivos físicos con los cuales los usuarios interactúan, el cambio de la plataforma debe ser estudiada, planificada y orquestada sistemáticamente y con métricas claras y definidas para su puesta en marcha.

Comenzaremos a abordar un proyecto de impresión teniendo en cuenta lo siguiente:

en esta etapa se realiza una reunión con el cliente final, para escuchar y percibir su problemática y dinámica actual. Se entiende claramente si la necesidad que tiene el cliente es viable o no, en base a las definiciones de sus requerimientos, duración del proyecto, tiempos de implementación, métricas de servicio a sus usuarios, inversión y ahorro, integración con sus procesos internos, plan de ruta de proyectos futuros y satisfacción de la organización.

se realiza la revisión de la plataforma actual del parque de impresión, teniendo en cuenta la distribución de los equipos en las oficinas del cliente, la cantidad de usuarios que están conectados a los mismos y los procesos de impresión inherentes a la operación diaria. Además, se recaban los volúmenes de impresión de los equipos mensualmente y si existen procesos de seguridad en la impresión, ya sea con retención y liberación o con equipos asignados a usuarios particulares. Esto último pasa mucho en áreas como finanzas y RRHH.

Asimismo, en esta etapa se interactúa con los usuarios con el objetivo de que expresen sus comentarios en relación con la plataforma actual y cuáles serían las mejoras que ellos propondrían para una nueva solución de impresión.

en base a la información obtenida en el punto anterior, se realiza el estudio de las características técnicas de los equipos actuales y se definen los posibles equipos de reemplazo. Se debe considerar que el reemplazo debe incorporar mejoras tecnológicas a nivel de capacidades y rendimiento. Esta fase tiene la particularidad de tener una retroalimentación con el cliente.

la producción de páginas impresas determinará el rendimiento de los equipos a colocar. Como mínimo hay que analizar 6 meses de volúmenes de impresión en los cuales se reflejen procesos de impresión críticos en el cliente final, ya sea estacional o cotidianamente. Además, se deben obtener los volúmenes de impresión de toda la plataforma de equipos, estén o no conectados a la red del cliente. Este proceso no solamente es análisis numérico; la experiencia juega un papel preponderante, ya que extrapolar otros análisis realizados en diferentes clientes ayuda a una aproximación más certera de la realidad de impresión del proyecto.

luego de realizar los puntos 3 y 4, se procede a cruzar los datos de la volumetría con las capacidades y volúmenes recomendados mensualmente por el fabricante de los equipos de impresión. Esto es, segmentar por tramos de impresión la operación del cliente. De esta manera, ajustamos la plantilla de equipos a la necesidad real y no sobre o subdimensionamos los mismos. Por otro lado, debemos asegurar que los usuarios identificados se ajusten a la carga de procesamiento que puedan soportar los equipos, ya sea por impresiones concurrentes o por impresiones en lote.

• Diseño de solución:

se desarrolla toda la solución de impresión que integra el hardware, el software y los servicios de manera que coexistan integralmente. Esta etapa es la más crítica, ya que se presentará al cliente un diseño que cubre sus necesidades y requerimientos. En primer lugar, se genera el “layout” o boceto de la propuesta. Los componentes de Hardware deben estar alineados para cubrir las necesidades de las diferentes áreas de la organización, vistos en los puntos anteriores.

En segundo lugar, los componentes de Software añaden inteligencia, proactividad y tranquilidad a la organización. Se integran soluciones de administración y control, disponibilidad de impresión, contabilización y generación de reportes, procesos de captura y digitalización, entre otros. Finalmente, los Servicios representan la dinámica diaria del proyecto. Se crean las pautas o niveles de atención (SLAs) para que el proceso de impresión no se vea interrumpido o se minimice la falta de éste, ya sea por fallas mecánicas de los equipos, fallas generadas por los usuarios, y/o disponibilidad de suministros y repuestos. Es la interacción entre el hombre y la máquina, y es donde podrían ocurrir fallas en el diseño, debido al desconocimiento, audacia frente a la competencia o simplemente el hecho de no estudiar de manera más exhaustiva esta sección.

se expone la propuesta de solución incorporando los componentes técnicos, administrativos, financieros y de operación. Es la etapa de negociación y reajuste. Lo importante es que el cliente se convenza de que con esta oferta su plataforma de impresión se ajustará a los requerimientos actuales y futuros.

luego de la aceptación del cliente viene el despliegue de los componentes involucrados en el diseño de la solución. Se ajustan los tiempos de implementación y priorizan las áreas más críticas de la organización en las cuales la nueva plataforma debe estar operativa. Es un proceso que debe estar ajustado a las mejores prácticas de la industria y con altos estándares de calidad. El producto final es la “marcha blanca” de toda la plataforma nueva de impresión del cliente.

dado que los proyectos de impresión son “organismos vivos” en las organizaciones, los mismos deben estar en constante verificación de las pautas iniciales sobre las cuales el proyecto se formó. Acá siempre hay espacio para realizar mejoras de infraestructura, reajustes de volumetría, cambios de equipos, incremento de usuarios, entre otros. La interacción continua, la comunicación y los ajustes en el tiempo asegurarán que el proyecto de impresión se fortalezca y pueda ajustarse a nuevas realidades y requerimientos.