Cuando asistes a una reunión de manera presencial o virtual, es tarde cuando te dicen “te presento a Paolita Del Bosque quien nos va a acompañar y también a Mariana de QA”. Es tarde para influenciar a tu cliente en la reunión. Y eso es importante, ¿por qué? Porque baja la efectividad de tu esfuerzo de venta. Vendes menos, por decirlo en simple.

Por eso le encontré mucho valor a lo que se conoce como Plan de la Reunión. Aquí el problema no es el método para planificar, el problema es simplemente que la mente comienza a decirnos cosas como:

• No es necesario planificar cada reunión.
• No tengo tiempo.
• Siempre lo he hecho a mi manera.

Estas objeciones son más o menos conscientes, pero usualmente afloran de inmediato frente a un desafío de aprendizaje como este.

Es curioso que planificar las vacaciones sea una tarea demandante y concienzuda. Las razones son obvias: queremos tener unas buenas vacaciones. Planificamos nuestra jubilación con ahorros, inversiones, etc. ¿Por qué? Queremos tener una buena jubilación. Cuando se trata de planificar una reunión, por alguna razón misteriosa digna de un cuento de Tolkien, suspendemos el criterio y asumimos que no es necesario planificar.

Claro, es necesario planificar siempre y cuando realmente quieras tener un buen resultado en ventas o incluso si quieres optimizar un buen resultado. Dicho de otra forma, si una mejor planificación de tus reuniones de venta mejora un 5% la efectividad, ¿valdría la pena? Mira, no te conozco, pero me atrevo a subir la apuesta por sobre un 5% porque -en promedio- eso es lo que veo. Veo un cambio radical cada vez que un gerente o un ejecutivo planifica la reunión.

Esta es una de las excusas más baratas que nos inventamos para justificar que no vamos a hacer algo. La escucho todos los días, todos. No exagero. Y siempre es falso. Todos tenemos tiempo, lo que no tenemos son prioridades.

No tengo tiempo para hacer deporte, no tengo tiempo para un hobby, no tengo tiempo para leer, no tengo tiempo para estudiar. Y no tengo tiempo para planificar. Mentira.

Si te llaman hoy al medio día y te piden que vayas a una notaría para firmar la recepción de una herencia por US$1.000.000, ¿tienes tiempo? Te aseguro que sí tienes tiempo. ¿Por qué? Porque te interesa. Eso es todo.

Hace muchos años atrás tenía una novia. Me preguntó por qué no iba a verla a Santiago (yo vivía en la República Independiente de Playa Ancha, Valparaíso).

Mi respuesta fue que no tenía cómo, por falta de tiempo. Su respuesta fue impecable y demoledora a la vez: “el que quiere, puede” (Nota del Redactor: nunca le creas a un porteño si te declara su amor).

Para comenzar, todo el mundo hace las cosas a su manera, así que ese relato mental se cae solo. Pero más importante aún, el ser humano es muy consistente en hacer las cosas mal y poco consistente en hacer las cosas bien. Tal vez existe la posibilidad -por remota que pueda parecer- que no estés haciéndolo bien aún cuando llevas 15 años vendiendo a tu manera.

Preguntarnos si lo que repetimos es lo correcto, es signo de salud mental. Alguna vez escuché a alguien decir que es propio de una persona mentalmente sana sentir resquemor de equivocarse y de no estar en lo correcto.

Cuando tenía 27 años, era gerente de ventas y en esa época decía cosas que hoy no digo, puede ser efecto de las canas. El punto es que un vendedor antiguo del equipo me dijo “tengo 20 años de experiencia”. Tenía organizada su cartera de clientes de una cierta manera.

Mi respuesta fue lapidaria “no es lo mismo tener 20 años de experiencia que tener 20 veces la experiencia de un año”. No sé dónde escuché esa frase y la repetí en el momento correcto. Y sigo pensando lo mismo: 20 años de experiencia solo me garantizan que pasé 20 años haciendo algo, no me garantiza el aprendizaje.

Para comenzar, necesitamos un objetivo específico para la reunión. Normalmente con mi equipo hacemos siempre las mismas preguntas: ¿En qué debería terminar esta reunión? ¿Cómo sería el cierre ideal de esta reunión?

Luego, lo primero para persuadir a Paolita Del Bosque es ¡saber que Paolita va a ir a la reunión! Segundo elemento de la planificación: quiénes asistirán. Averigua, pregunta si irá alguien más a la reunión y quiénes son. Consejo práctico: revisa su perfil en LinkedIn y entiende su historia y su rol.

Tercero: ¿cuál es el rol de cada uno en la empresa y en la decisión de compra? Por ejemplo:

• Usuario
• Validador técnico
• Tomador de decisión, etc.

Cuarto: ¿cuál es su impacto en el cierre del negocio? (bajo, medio o alto). Quinto (y puede parecer un detalle): ¿estamos conectados en LinkedIn? ¿Tenemos interacción? ¿Lo hemos influenciado de alguna manera?

Sexto: ¿cómo es la relación que tenemos con cada uno respecto a esta venta?:

• Detractor
• Neutral
• Promotor


Séptimo: ¿Qué materiales traer preparados?

• Material de apoyo
• Información técnica
• Material para demostrar aptitud técnica
• Referencias
• Casos de éxito, etc.

Octavo: preguntas clave para la reunión respecto a:

• Objetivos del cliente
• Preocupaciones del cliente
• Criterios de decisión, etc.

Noveno: posibles objeciones y sus respuestas.

Si revisas con detención, todo esto es obvio. Puedes sistematizarlo de forma simple como en un documento de texto o planilla de cálculo o puedes sofisticarlo un poco más (Google Forms o en el CRM). Te sugiero comenzar por lo básico, un documento simple y luego irlo mejorando gradualmente.

Crea el documento y comienza a usarlo. La diferencia te va a sorprender.

Si quieres ver un breve tutorial de esta planificación y descargar un documento que preparé, envíame un email a jorge@estrategiasdeventa.com