José Gómez Ríos, Gerente General para Chile de Lexmark Latinoamérica.

Es importante que los canales especializados en servicios de impresión recomienden buenas prácticas a sus clientes, con el objetivo de ayudarlos a llevar a cabo una óptima indexación de sus documentos y archivos. Aquí, tres pautas fundamentales:

1. Tener una cantidad reducida de dispositivos
Muchas compañías ven en el aumento del hardware una solución promisoria a sus requerimientos administrativos, pero esta práctica puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza si los dispositivos no son administrados de forma eficaz. Por lo anterior, la transformación de los procesos mediante una sólida gestión de infraestructura se vuelve un punto clave, ya que permite identificar y configurar el hardware de la manera más conveniente para las necesidades de la organización.

2. Aprovechamiento del software
La premisa mayor de la impresión es una sola: la mejor hoja es la que no se imprime. Para lograrlo, la solución adecuada debe integrar dispositivos y software de manera inteligente, con el fin de proporcionar beneficios administrativos de acuerdo con la realidad de cada compañía.

Dependiendo de la industria, un uso eficaz del software puede permitir incluso integrar al cliente en la cadena administrativa, generando ahorros importantes en consumo de papel y evitando la burocratización de los procesos.

3. Unificar los servicios
Las compañías suelen perder una importante fracción de sus ingresos en prácticas ineficientes de impresión y mal uso de documentos. La unificación de distintos servicios de software y hardware, implementados en un solo proyecto integral puede ser la solución a los silos de datos e información sin estructurar, que generan pérdidas monetarias y también otras más intangibles relacionadas con los procesos de búsqueda de datos, que solo el largo plazo es capaz de mostrar. Una sólida unión entre infraestructura, software y servicios es la clave para tener una administración adecuada y a la medida de cada proyecto, logrando con esto eficiencia en el uso del papel, en el manejo de los recursos humanos y generando importantes ahorros administrativos relacionados con la gestión documental.

Promueva los servicios administrados de impresión de manera integral entre sus clientes. Son adaptables a los distintos cambios y necesidades de organizaciones de cualquier tamaño.