La gestión documental está evolucionando diariamente. Cada vez más empresas tratan de digitalizar y tener en forma electrónica su documentación, sin importar el tamaño y tipo de empresa. Así lo afirma Claudio Cepeda, Gerente Comercial de Brother, quien reinvindica los equipos de escaneo como el hardware que permite realizar la conversión del documento en papel a forma electrónica.

Para Emilio Urra, Product Manager Business Imaging System Group de Canon, “el mercado ha evolucionado de forma rápida hacia segmentos específicos, especialmente impulsado por la tendencia mobile, donde los scanners de este segmento han crecido fuertemente por la versatilidad que representan estos dispositivos por su tamaño compacto y prestaciones”.

Los usuarios de hoy, según David González, Product Manager Business System de Epson, están buscando equipos que incluyan conectividad Ethernet, Wi-Fi y Bluetooth, que le permitan hacer la captura de sus documentos en el inicio del proceso.

Como explica Claudio Cepeda, otra de sus principales prestaciones es la capacidad de conversión a forma electrónica en diversos formatos, tales como PDF, TXT, JPG y otros. “También la evolución en la calidad de puntos por pulgada de resolución se ha incrementado en forma exponencial en los últimos tiempos, lo que conjugado con su velocidad hacen de estos equipos herramientas indispensables para la oficina moderna. Asimismo, también hay que enfatizar el actual acceso a la nube, porque los scanners actuales pueden conectarse a diferentes servicios en la nube y guardar directamente información allí en forma automática”.

Definitivamente, hoy los scanners no son solo unidades de digitalización que se conectan a un PC para guardar una imagen, "sino que se han vuelto uno de los puntos de ingreso de información relevantes para manejo, optimización, almacenamiento y administración de la información", señala Emilio Urra.

Antes de recomendar un scanner a un cliente es importante que el canal sepa cuáles son las características más importantes: debe tener sensor de ultrasonido, que impida o minimice el atasco de papeles aun cuando estén arrugados; doble lector, para la captura en una sola pasada de ambas caras de un documento; distintas alternativas de conectividad; y sobre todo, un servicio de postventa que garantice la continuidad operativa del dispositivo, servicio técnico certificado, soporte telefónico y respaldo de la marca.

El WorkForce DS-520 es un scanner compacto, que alcanza una velocidad de hasta 30 ppm / 60 ipm. Asimismo, gracias a los controladores TWAIN e ISIS integrados, es compatible con cualquier software para administración de documentos. Permite digitalizar múltiples documentos, incluyendo hojas dobladas y tarjetas de negocios, tiene un alimentador automático de 50 páginas y es una confiable herramienta con detección de doble alimentación que previene la doble carga de papel y ahorra tiempo. Otro de sus beneficios es que los usuarios pueden generar documentos PDF habilitados para búsqueda, en dispositivos móviles y directamente a servicios de nube.

Modelo de escritorio con dúplex para Pymes, que ofrece escaneado de alta velocidad. Digitaliza materiales por una o ambas caras en un solo paso, a color y en blanco y negro, a una velocidad de hasta 24 ppm. Además, escanea hasta 50 hojas mediante el alimentador automático de documentos, con resolución óptica de hasta 600 x 600 dpi e interpolada de 1.200 x 1.200 dpi.

Este equipo también optimiza la captura de imágenes, con sus herramientas de detección de multialimentación, eliminación de fondo, eliminación de página en blanco y enderezamiento de contenido, entre otras posibilidades.

Este scanner de HP digitaliza hasta 50 ppm/100 a 200 dpi en blanco y negro, escala de grises y color. Escanea hasta 100 páginas a la vez, con una variedad de tamaños de hasta 86 de longitud. Digitaliza libros de contabilidad, notas y tarjetas, utilizando el scanner plano de tamaño oficio. Además, personaliza perfiles de escaneo de fácil acceso gracias al visor LCD de cuatro líneas.

Es un dispositivo portátil ideal para ejecutivos que viajan constantemente o para pequeñas empresas, que buscan lograr el mejor rendimiento a la hora de digitalizar documentos. Ofrece un rápido escaneado en color a doble cara (hasta 16 ipm a 200 ppp) y garantiza la productividad durante viajes con el ADF de 10 hojas integrado, que permite digitalizar por lotes documentos extensos, como contratos, en una sola operación. Asimismo, ofrece compatibilidad con ordenadores Mac y PC, así como con dispositivos móviles Apple iOS y Android.