| Uno de los dolores de cabeza para cualquier empresa (independientemente de su tamaño y sector) es el desperdicio de recursos que se ve a diario en las tantas impresoras que pueda tener. De acuerdo a estimaciones de Xerox, en promedio cada documento es copiado entre 9 y 11 veces, a la vez que pasa por revisión, edición o aprobación, aumentando los gastos de papel y tinta. Por otra parte, cerca del 7% del total de las páginas impresas mensualmente, quedan en las bandejas sin que nadie las retire, poniendo en riesgo información confidencial y con la consiguiente pérdida de papel. Para abordar el problema del desperdicio de recursos relacionados con la impresión, una estrategia de servicios gestionados de impresión (Managed Print Services o MPS, por sus siglas en inglés) puede ayudar a lograr importantes ahorros, pero primero debe preguntar a sus clientes qué factores son los clave en la elección de su actual sistema de impresión para la empresa. Y es probable que ellos no lo tengan muy claro. La mayoría de las empresas necesita imprimir, por lo tanto, adquieren impresoras convencionales sin pensar en el uso de papel, el consumo de energía, las necesidades de gestión de TI, privacidad y seguridad de los documentos o la protección de la propiedad intelectual. Ahí es donde los canales de distribución entran en escena como expertos, para mostrar a los clientes qué es posible hacer con una completa solución de impresión y los beneficios de sus servicios por medio de:
• Agregar valor con una solución a la medida de cada negocio. Mediante un levantamiento de información y consultoría, para ayudar a sus clientes a diseñar una estrategia de impresión sustentable a través del uso de equipos de bajo impacto ambiental, la optimización del parque y un "monitoreo" por software, que le permitirá determinar los requisitos reales de impresión de la empresa.
Se estima que cerca del 11% de las páginas se producen fuera de los horarios de oficina y de este, un 60% viene de aplicaciones no relacionadas con el negocio.
• Comunicar acerca de las nuevas tecnologías disponibles. Explique a sus clientes las potencialidades del uso de productos ecológicos para sus empresas y sus usuarios como, por ejemplo, impresoras multifuncionales con tecnología de tinta sólida. Estas soluciones concentran cinco dispositivos en uno, no ocupan tóner, generan un 90% menos de desechos y reducen los efectos de la manufactura y el transporte para el medioambiente.
• Educar al cliente. Para ayudar a los clientes a alcanzar con éxito las metas de sustentabilidad, eficiencia y ahorro, usted también puede agregar valor trabajando con ellos en la educación de sus empleados, ayudándoles a entender las características de impresión y de documentos, y la importancia de usarlas.
Puede mostrarles formas sustentables de trabajar sus documentos, desde simples recordatorios para imprimir por ambos lados de la página, usando menos papel, hasta la reducción de las "impresiones huérfanas". Esos documentos que quedan sin que nadie los retire de la impresora.
 • Digitalizar documentos. De acuerdo con Xerox, el 90% de la información del mundo está en papeles, y el 80% de ellos en formularios, de los cuales gran parte queda depositado sin ser ocupado o se pierde. Por lo mismo, documentos como formularios, estados de cuenta, remisiones, cotizaciones y facturas, deben permanecer en una base de datos para que sean impresos solo en el momento en que sea necesario, pues muchos de ellos ni siquiera ameritan imprimirse, sino que pueden circular en formato digital entre las personas o departamentos encargados de emitirlos, revisarlos, aprobarlos y almacenarlos.
Un repositorio documental único puede contener todos los documentos y el conocimiento de su compañía, en vez de estar residente en los dispositivos de los empleados. Un documento digital que sea parte de un flujo documental de aprobaciones, pago de proveedores, carpeta digital de empleados o factura electrónica, apoya los procesos de negocio, es ubicuo y se puede acceder a él desde donde sea, dependiendo de sus permisos.
• Cuidar el medioambiente. Además de abordar los temas de costo y productividad, una estrategia de MPS puede ayudar a las empresas a reducir el impacto ambiental relacionado al funcionamiento de los dispositivos. Al disminuir el número de impresoras, MPS permite a las compañías alcanzar sus metas en materia de sustentabilidad ambiental, reduciendo el consumo de papel y de energía y eliminando los desechos.
Existen herramientas simples para ayudarle a probar este valor a los clientes, como la Calculadora Verde Asset DB de Newfield IT, que le permite ingresar los datos del cliente para mostrar el costo total de propiedad (TCO) y el impacto ambiental de los equipos usados en la evaluación inicial. Estas herramientas son lo suficientemente flexibles para tratar distintos niveles de información y ofrecen transparencia en los cálculos para dar a los clientes confianza en el resultado. Con la ayuda de un proveedor experto, los clientes podrán reducir la cantidad de impresoras de baja capacidad, en especial las de inyección de tinta, y remplazarlas por equipos más compactos que concentren los volúmenes de impresión y copiado, brindando el servicio a varios empleados o departamentos dentro de la compañía.
Esto le permitirá a las empresas centralizar y administrar de manera más eficiente, controlar el gasto de energía, papel y tinta de cada persona o unidad y reducir los tiempos de soporte, para que puedan dedicarse a lo más importante: desarrollar su negocio. | 
