| Mejorando la eficiencia a través del Outsourcing | | | Carlos Oliveira, Gerente de Operaciones, Preventa e Implementación de Xerox de Chile. | | | | |  | | Entre las múltiples tareas que implica la administración de las operaciones diarias de una organización, es usual dedicar costosas horas a resolver situaciones ajenas al núcleo del negocio. Ello tiene consecuencias en las finanzas, toda vez que se deben distraer recursos humanos y económicos -de por sí siempre escasos y limitados-, que debieran estar orientados a realizar aquello en lo que la empresa es más productiva.
Cuando el negocio alcanza cierta magnitud o sofisticación, se da la posibilidad de mejorar su eficiencia a través de tecnología de punta que solo es posible de obtener mediante el Outsourcing de la misma. Así se logra minimizar contingencias a un precio menor que si fuese una solución “In-House”.
Lo mismo ocurre en el área de la documentación. La utilización de tecnologías inadecuadas puede tener implicancias indeseadas, como la presentación extemporánea de propuestas causadas por errores de impresión o el uso sin control de fotocopiadoras e impresoras. En ambos ejemplos, la organización sufre un perjuicio evitable causado por la administración inapropiada del recurso.
De este modo, la incorporación de proveedores experimentados es una decisión estratégica a largo plazo. En el caso de la administración de la documentación, la adquisición de tecnología adecuada es fundamental para obtener ventajas frente a competidores foráneos y locales. En este sentido, la implementación de servicios gerenciados de impresión ayuda a gestionar la información con altos estándares de productividad, movilidad, seguridad y sustentabilidad.
 Ante esto, es recomendable estudiar detenidamente cada oferta a través de prismas duales como son evaluación-optimización, protección-integración y automatización-simplificación.
La evaluación trae aparejada como resultado la optimización, por lo que se necesita comprender a cabalidad los procesos, costo total de propiedad, ratios de los dispositivos -por ejemplo, de impresión-, uso de los equipos y mediciones de sustentabilidad. Así, se tendrá la información necesaria para tomar las medidas tendientes a la mayor eficiencia, tras el análisis de capacidades de utilización, cadena de valor y madurez de los procesos y servicios.
Por otra parte, la mirada de la protección e integración permite anticiparse a resolver asuntos referentes al cumplimiento de alguna norma o ley, así como también incorporar a la producción elementos que pueden constituir brechas de seguridad como los dispositivos portátiles.
Finalmente, la automatización y simplificación son el resultado concreto de lo anterior en elementos clave como el óptimo flujo de trabajo y herramientas de gestión.
De esta manera, tras un trabajo metódico y planificado, es posible que su organización pueda centrarse en utilizar sus recursos eficientemente y orientada a competir por ofrecer los mejores productos y servicios. | |
