Actualmente la mayoría de las empresas cuenta con diversas aplicaciones empresariales implementadas en el negocio. Adicionalmente, muchas de éstas se encuentran envueltas en un proceso transitorio o están evaluando la posibilidad de migrar su ambiente de sistemas hacia soluciones basadas en una arquitectura orientada al servicio. Más aún, un gran número de compañías están fuertemente ancladas a soluciones ERP ya existentes.

Aunque nunca es fácil la actualización o migración de productos como las soluciones de planeación de recursos empresariales, ERP, los cambios fundamentales en las arquitecturas de TI, en conjunto con los nuevos requerimientos del negocio y las nuevas y mejores ofertas de los proveedores de software están haciendo que sea imperativo para muchas organizaciones considerar la actualización o migración de su ERP a las nuevas versiones.

En todas las empresas hay un momento en el que se analiza la relación costo-beneficio para determinar si el ERP con el que cuentan es o no el más adecuado. Incluso, en base a la evaluación realizada, se conocerá si vale la pena o no seguir utilizando el sistema actual arriesgándose al rezago tecnológico y funcional, o si lo mejor será seleccionar una nueva solución haciendo frente a los riesgos de una determinada inversión y los posibles cambios en la cultura laboral de la organización.

Al hacer el análisis del ERP actual de la empresa, es muy importante identificar el trabajo que se desempeña fuera del sistema. Mientras más grande sea la cantidad de trabajo realizado fuera del ERP, más conveniente será que la compañía migre a un nuevo sistema. A continuación presentamos algunas situaciones clave que apoyan la evaluación del cambio de ERP:

- Cuando el ERP ha dejado de integrar los datos críticos del negocio, ha dejado de cumplir su función central de integrar y simplificar procesos.

- Si la empresa no ha realizado actualizaciones del sistema porque resulta una tarea ardua y costosa elevando considerablemente los costos de propiedad, tal vez debería considerar un cambio de sistema.

- Si el ERP ha quedado obsoleto. Para que el sistema funcione es necesario contar con equipos pesados. Aunque los precios del hardware bajan constantemente, un sistema basado en la arquitectura orientada a servicios resulta más fácil de mantener implicando menos riesgos.

- En los casos donde las cuotas de mantenimiento son elevadas, el costo de propiedad se incrementa de manera notable. Si a esto se agrega que la empresa cuenta con varios sistemas, es recomendable cambiar a una solución que facilite una gestión integrada del negocio.

- Cuando es complicado acceder a la información de la empresa estando fuera de ella, significa que el sistema no es accesible. Hay que evitar caer en esta situación que resta dinamismo.

- Si el ERP no es compatible con las nuevas plataformas de colaboración, la solución limita su interacción con otros.

- Analizar los niveles de rotación de personal en la empresa. Al contrario de las soluciones antiguas que implican largos tiempos de aprendizaje, los ERP de hoy han alcanzado considerables mejoras en usabilidad.

- En los casos de expansión internacional de la empresa donde es necesario hacer modificaciones costosas en el ERP, significa que el sistema ha quedado obsoleto. Las nuevas aplicaciones están localizadas para poder operar en cualquier parte del mundo y en diferentes idiomas, evitando hacer modificaciones y respetando las regulaciones de cada país.