Existe un protocolo que las empresas, independientemente de su tamaño, debieran usar para el almacenamiento electrónico. Se trata de la regla
"3-2-1", que se traduce en la necesidad de generar tres copias de un archivo, utilizando dos tecnologías diferentes, en donde una de ellas debería ser de todas formas externa y no permanecer en las instalaciones de la empresa. El gran objetivo de archivar documentos digitales es evitar pérdida de información ante eventuales desastres. Si aplicamos esta regla, a pesar de desastres provocados por catástrofes naturales o accidentes como incendios, no hay efectos colaterales en términos de la información, pues el usuario mantiene respaldo en otro sitio.
Se debe archivar, bajo protocolos propios, aquello que la compañía decida que debe ser guardado por un tiempo definido. Pueden ser documentos legales y contables, guías de despacho, facturas y boletas, o, en el caso de la banca, información personal de los clientes. Por ejemplo, en el protocolo se puede establecer que la información de los correos electrónicos se guardará por 5 años, lo mismo con la información contable, contratos con clientes o trabajadores, entre otros. Esto, pensando en resguardar documentos valiosos y porque eventualmente los datos podrían ser requeridos por el Servicio de Impuestos Internos o se pueden necesitar a la hora de ejecutar un proceso de auditoría.
Una de las soluciones para aplicar de manera óptima la regla del "3-2-1" es la utilización de Silent Cubes. Dispone de tecnología CAS (Content Address Storage), que puede ser clusterizada para la segunda copia; luego, como segunda tecnología, es posible utilizar un Publisher Rimage con discos Blu-Ray automatizado con Perennity Archive y, por último, usar una tercera copia externa que se encuentre en un lugar distinto a las instalaciones de la empresa. Silent Cubes, por el sólo hecho de ser WORM (Write Once Read Many), certifica que lo que se grabó ahí no se modificará. Nadie puede alterar la información pues está guardada como imagen.
Además, si se piensa en digitalizar los archivos en papel, se deberá buscar la eficiencia en este proceso. Un escáner de documentos de alta velocidad, capaz de procesar 80 imágenes por minuto, puede realizar esta tarea en un ciclo de trabajo de hasta 1.800 hojas. Este escáner de alto volumen con alimentador de hojas, hace que la captura de todos los documentos importantes sea veloz y fácil.
Actualmente existe una amplia gama de empresas y organismos que realizan archivo seguro. En el área salud se integra la imagenología, PACS e Interfaz DICOM; en el sector legal, imágenes, pruebas forenses, grabaciones de voz y video; en el ámbito de la transmisión se usa archivo en producción de video, post producción y archivos de transmisión. Además, está presente en el área militar, con las imágenes satelitales, grabaciones para aviones, barcos y sistemas de armas; el Gobierno archiva una parte importante de la información que genera, asimismo, entidades financieras, banca, seguros y agencias regulatorias.
Así como existen procedimientos para las distintas áreas y tareas que se realizan al interior de una organización, es importante contar con uno destinado al resguardo de la información, el principal activo de una empresa. Esto agrega valor a las actividades cotidianas y permite que ejecutivos y clientes se sientan más respaldados y seguros.
