Y recisamente, hoy el mundo se está vistiendo de digital, y el manejo documental es sin duda la parte más importante para hacer convivir el mundo físico con el digital. Pero la pregunta es: ¿pueden convivir juntos?

Cierto es que el almacenamiento de datos significa un gran negocio para las empresas proveedoras. Durante el último año, se almacenaron en el mundo 281 exabytes de información, situación que se verá reflejada en un aumento de 641% los próximos dos años.

¿Cómo podemos hacer convivir el resguardo de información de datos versus los documentos impresos? La pregunta puede ser sencilla de responder; sin embargo, las soluciones están en el manejo documental de la información, la calidad de la información digitalizada y la forma en cómo estos datos son guardados, recuperados y visualizados.

La importancia del color

Una de las formas de imprimir y digitalizar documentos en el mundo actual es a colores. Esa es la nueva tendencia: se pueden crear, almacenar, imprimir y ver en colores. Y si tomamos en cuenta que más del 90% de los documentos que se imprimen diariamente en todo el mundo, es blanco y negro, tenemos una gran oportunidad de romper el viejo mito que el color es caro.

Y si a lo anterior agregamos que anualmente las compañías pierden US$650 billones por exceso de información, el color ayuda a la retención, a mejorar la productividad, a vender más y a diferenciar los documentos unos de otros; y considerando que anualmente se gastan entre un 3% y 5% de los ingresos en gestión documental, la necesidad de complementar ambos mundos (papel y digital) es muy necesaria, casi esencial.

Por ello, las compañías que proveen este tipo de servicio deben estar preparadas: manejar documentos de primera calidad, digitalizarlos y clasificarlos de una manera ordenada y simple, sin perder sus rasgos esenciales.